Nagromadziło Ci się na głowę sporo rzeczy? Nie potrafisz się ogarnąć w natłoku zadań do zrobienia? To mam dla Ciebie ciekawostkę. Macierz Eisenhowera pozwoli Ci bardzo prosto i skutecznie się zorganizować.

Ostatnio pisałem Ci o robieniu rzeczy na ostatnią chwilę i dałem kilka fajnych metod zwalczania tej tendencji. Dzisiaj jedno, ale wyjątkowo skuteczne narzędzie inspirowane tym, co powiedział kiedyś Dwight D. Eisenhower (nota bene – prezydent Stanów Zjednoczonych).

To co ważne rzadko bywa pilne, a to co pilne rzadko bywa ważne.

Polega ono na rozpisaniu Twoich zadań i czynności na cztery ćwiartki (patrz wizualizacja poniżej) i konkretne przedsięwzięcia, aby je spełnić. Najlepiej wziąć większość swoich spraw w zarówno bliższej, jak i dalszej perspektywie. Później dzielimy je na cztery typy według ich pilności (pilne lub niepilne) i ważności (ważne lub nieważne).

Macierz Eisenhowera - Jak Ogarnąć Swoje Zadania?

Macierz Eisenhowera – Jak Ogarnąć Swoje Zadania?

Co Wpisać I Później Z Tym Zrobić?

Poniżej w prosty sposób przykłady tego, co wpisać w ćwiartki macierzy, jak i co z tym później zrobić.

I. Pilne I Ważne

Tutaj znajdują się:

- kryzysy (takie prawdziwe!)

- rzeczy „na wczoraj”

- sprawy z krótkimi deadline’ami

- rzeczy, które znacząco wpłyną na Twoje życie (jeśli ich nie zrobisz) – i chcąc nie chcąc, nie masz wyboru (chociaż wolność wyboru to najgorsze przekleństwo)

Co z tym zrobić?

Teoretycznie ta ćwiartka powinna być zawsze pusta. Czujemy się źle, jeśli zbyt dużo spraw do załatwienia jest w tej ćwiartce. Rozwiązanie? Bardzo proste – bierz się za nie właśnie teraz (tak, w tym momencie – ewentualnie możesz doczytać artykuł do końca) albo oddaj je komuś, kto Ci je zrobi (deleguj!).

II. Niepilne I Ważne

Tutaj znajdują się:

- rozwój osobisty

- ważne zadania długoterminowe (nauka języka, napisanie pracy magisterskiej, duże projekty)

- użyteczna rekreacja (dzięki której naprawdę odpoczniesz – siedzenie przy telewizorze się nie liczy!)

- poszukiwanie nowych możliwości

- budowanie relacji z innymi ludźmi (i networking)

Co z tym zrobić?

Ta ćwiartka jest najlepsza i najbardziej korzystna dla Ciebie i Twojego rozwoju. Aby świetnie wykonać te zadania, zarezerwuj sobie w kalendarzu na nie czas i efektywnie je wypełniaj (najlepiej tworząc krótki plan dnia i tygodnia – maksimum 3 ważne zadania na każde). Tutaj niestety liczy się konsekwencja, ponieważ są to czynności regularne i długotrwałe. Jeśli o nich zapomnisz, najprawdopodobniej przejdą do I ćwiartki – a tego raczej nie chcesz.

III. Pilne I Nieważne

Tutaj znajdują się:

- rzeczy wymagające szybkiej reakcji (telefony, maile)

- spotkania (zarówno w pracy, jak i poza nią)

- małe sprawy z przykrymi konsekwencjami braku realizacji (rachunek za Internet)

Co z tym zrobić?

W czystej teorii powinieneś oddać je komuś innemu. Na szczęście w dwudziestym pierwszym wieku mamy coś takiego jak technologia – załóż sobie autorespondery na mailu, zautomatyzuj wszystko, co się tylko da – nawet przelewy – i szukaj, jak najszybciej i z najmniejszym wysiłkiem je zrobić (albo zatrudnij asystenta z Indii :)). Grupuj takie zadania – na przykład pilne sprawy na mieście, pocztę i zakupy bez problemu można połączyć w jedną, trochę większą wyprawę, która oszczędzi Ci sporo czasu.

IV. Niepilne I Nieważne

Tutaj znajdują się:

- złodzieje czasu (np. Facebook w nadmiernej ilości)

- niektóre telefony, maile i notyfikacje

- codzienne bzdury

Co z tym zrobić?

Tutaj sprawa jest prosta – o rzeczach w tej ćwiartce powinieneś zapomnieć. Czynności te charakteryzują się jedną cechą – bezcelowością. Jeśli ich nie zrobisz – nic wielkiego się nie stanie. Przykład z innej beczki? Spotkania z ludźmi, z którymi powinieneś się spotkać, ale tego nie chcesz. Generalnie – wszystkie rzeczy, które powinieneś zrobić, ale tak naprawdę nic Ci nie dadzą. Rozróżnijmy też pożeracze czasu od mądrego odpoczynku – wybieraj te czynności, które rzeczywiście dają Ci motywację do powrotu do pracy lub nauki i unikaj tych, które tylko demotywują Cię dalej i kradną Twój czas. Wyrzuć je jak najdalej!

Nie Chce Mi Się Tego Pisać!

To też mam dla Ciebie dobrą wiadomość – w sieci funkcjonuje coś takiego jak eisenhower.me. Jest jednym z wielu dostępnych narzędzi do organizacji swojego czasu i nadawania zadaniom priorytetów (niedługo poznasz ich o wiele, wiele więcej!). Bardzo, bardzo ułatwia tworzenie list to-do według macierzy Eisenhowera, a jednocześnie jest minimalistyczna i nawet nieźle się jej używa. I jest też dostępna w AppStore :)

PRZEDSIĘWEŹ - Aplikacja eisenhower.me

PRZEDSIĘWEŹ – Aplikacja eisenhower.me

 

Skorzystasz z tej metody? :)