6 efektywnych metod, aby organizować produktywne spotkania

Zgodnie z popularnym porzekadłem o pracy w dużych organizacjach – jeśli nie wiesz, co masz zrobić, zorganizuj spotkanie.

Pomimo zaskakująco wysokiej trafności tego stwierdzenia, spotkania projektowe czy organizacyjne, na żywo, są wciąż jedną z najlepszych metod pracy w większości sytuacji. Jednak jest jedna rzecz, której szczerze nie znoszę: marnowanie wspólnego czasu na spotkaniach, które nie są przeprowadzane w optymalny sposób. Wynika to z prostego powodu: w ciągu naszej klasycznej edukacji zazwyczaj nie jesteśmy uczeni metod skutecznej pracy projektowej, które będą miały zastosowanie w dużych organizacjach i stresogennych projektach.

Poniżej sześć prostych trików na to, żeby każde Twoje spotkanie było przeprowadzane w najbardziej efektywny możliwy sposób.

1. Zapnij pasy na PowerPointa

Nie, tym razem nie chodzi o tworzenie świetnych prezentacji, a wyłącznie o ustalenie w grupie prostych zasad prezentacyjnych. Dobrymi przykładami są:

- Brak ścian tekstu (wszystko od numeratorów lub od powszechnie lubianych bullet pointów)
Limit slajdów (ograniczenie przekazu do określonej ilości slajdów – sprawdza się szczególnie w prezentacjach wewnętrznych dla osób, które zazwyczaj miewają problemy ze zmieszczeniem się w czasie. Najlepiej oczywiście połączyć tę zasadę z powyższą)
Kończenie prezentacji syntetycznym podsumowaniem oraz listą kroków/decyzji do podjęcia (to jest bardzo ważne – często spotkania zwoływane z powodu konieczności pewnej decyzji „rozłażą się” w środku i te kluczowe elementy przekładane są na… kolejne spotkanie. A nie chcemy tego, prawda?)

2. Zasada „minus 15 minut”

W dużych organizacjach często (oczywiście przez inercję) spotkania wrzucane są tylko na wielokrotności 30 minut, z czego dzięki standardowi Outlooka najczęściej wrzuca się „godzinkę”. Dobrym pomysłem przy regularnych spotkaniach (w celu mobilizacji) organizowanie spotkań trwających o 15 minut krócej, niż zwykle. Oczywiście pod warunkiem, że…

3. Trzymaj się agendy

To prawdopodobnie najważniejsza rada z tego wpisu. Miałem przyjemność i nieprzyjemność uczestniczyć w dziesiątkach spotkań projektowych, podczas których większość obecnych nie miała zielonego pojęcia o celu organizacji. Rada jest prosta: organizator spotkania powinien na początku przeprowadzić przez jego agendę, chociaż ustnie. Warto przy tym wylistować decyzje do podjęcia. Nie powinno to zająć więcej, niż 30 sekund, a efekty będą zauważalne.

4. Nie czekaj na spóźnialskich

Wiem, brzmi bezwzględnie. Rozumiem też, że każdy ma inne plany i każdemu zdarzy się wpadka. Ale przy regularnie organizowanych spotkaniach (np. spotkaniach projektowych) czekanie na spóźnialskich tylko usprawiedliwia ich nawyki. Nic nie zastąpi wzroku całej sali patrzącej się na osobę wchodzącą 20 minut po czasie. :)

460.strip.zoom

5. Przydzielaj indywidualną odpowiedzialność

Proste i skuteczne. Zamiast po pytaniu „kto napisze dzisiaj notatkę” czekać na odpowiedź i patrzeć na niepewny wzrok wszystkich na sali, ustal wcześniej kolejność ich sporządzania i trzymaj się jej. Kiedy potrzebujesz opinii członka zespołu już podczas spotkania, nie pytaj: „co o tym myślicie?”. Pytaj bezpośrednio i po kolei. To naprawdę oszczędność czasu.

Czy naprawdę spotkanie jest potrzebne?

Ostatnia myśl na koniec. Wyznaję zasadę, że jeśli po przeczytaniu slajdów / materiału prezentowanego na spotkaniu rozumiem i przyjmuję zdecydowaną większość treści, to sam materiał mi wystarczy. Bo najpopularniejszą zasadą na produktywne spotkania jest to, żeby ich bez konieczności nie organizować.

Życie jest za krótkie, żeby organizować bezproduktywne spotkania!

  • Wojtek

    Najskuteczniejszy jest pkt 5. Reszta to dodatki. Nic tak nie mobilizuje ludzi jak konieczność wyrażenia własnego zdania. Szare myszki w korporacjach muszą wyjść spod miotły.